シナリオ
田中さんは従業員 300 名規模のテクノロジー企業で総務部長を務めています。年末に最も頭を悩ませるのが、会社の年次報告書の作成です。今年も例年通り、開発部、営業部、マーケティング部、人事部、経理部など 8 部門の年末報告を集め、過去 3 年分の年報を参照しながら、昨年のフォーマットをテンプレートとして 1 本の年次報告書にまとめる必要があります。デスクトップには 50 件以上の Word と PDF が積み上がり、これまでは 1 件ずつ開いて段落を抜き出し、表現や体裁を何度も調整する作業に、毎年最低 2 日は費やしていました。
今年は QoderWork を試してみることにしました。
ファイル準備
田中さんはデスクトップに 2024年度報告資料 フォルダを作成し、関連資料をすべて格納しました。
デスクトップ/2024年度報告資料/
├── 2022年度報告書.docx
├── 2023年度報告書.docx（テンプレート）
├── 開発部-2024年末報告.docx
├── 営業部-2024年末報告.docx
├── マーケティング部-2024年末報告.docx
├── 人事部-2024年末報告.docx
├── 経理部-2024年末報告.docx
├── カスタマーサポート部-2024年末報告.docx
├── 製品部-2024年末報告.docx
├── 運用部-2024年末報告.docx
├── 2024年度財務データ要約.pdf
└── 2024年度経営指標達成状況.xlsx
操作手順
フォルダを選択
QoderWork でタスクを作成し、ダイアログ下部の 「Work in a Folder」 をクリックして 2024年度報告資料 を選択します。
プロンプトを入力
ダイアログに以下のプロンプトを入力します：フォルダ内のすべてのドキュメントを読み込み、以下のタスクを実行してください：
1. 「2023年度報告書.docx」をフォーマットのテンプレートとして使用
2. 各部門の 2024 年末報告から、重点業務成果、主要業績データ、ハイライトプロジェクトを抽出
3. 財務データ要約と経営指標達成状況を組み合わせ、コア経営数値を補足
4. 過去の報告書の文体と章構成を参考にする
5. 2024 年度報告書を生成。含める内容：会社全体の経営概要、各事業セグメントの進捗、チーム構築と組織発展、次年度の展望
6. テンプレートのフォーマットとレイアウトを維持
Word 形式で出力
QoderWork の実行内容
QoderWork はフォルダ内の 50 件以上のドキュメントを自動で読み込み、テンプレート構造を認識。8 部門の報告資料から主要データと業務ハイライトを抽出し、財務データと経営指標を組み合わせ、過去の報告書の文体に沿って、わずか 6 分で完全な年次報告書を生成しました。田中さんは重要な表現を微調整するだけで、当日中に初稿を提出できました。
継続利用
来年末には、新しい年度の部門報告を同じフォルダに入れるだけで、「今年の部門資料を更新しました。昨年の報告書フォーマットを参考に、2025 年度報告書を生成してください」と指示するだけです。フォルダ内の履歴データが増えるほど、生成される報告書は会社の業務の継続性と発展の流れをより反映します。
主要成果
| 項目 | 内容 |
|---|
| 時間短縮 | 2 日から 6 分へ |
| 正確性 | 主要業績データを 100% 保持 |
| フォーマット統一 | テンプレート形式に自動適合 |
ユーザーの声：「本来数時間かかる作業が、6 分で完了しました。」
活用のコツ
この事例が効果的だった理由は、フォルダの整理とプロンプトの構造化です。田中さんは 50 件以上のドキュメントを統一した命名規則（部門名-年度-ファイル種別）で 1 つのフォルダにまとめ、QoderWork が一度の読み込みで全体の文脈を把握できるようにしました。プロンプトでは、テンプレート指定、データソースの明示、出力構造の定義の 3 点を明確にしています。フォルダは「原料倉庫」、プロンプトは「設計図」であり、両者が揃って初めて QoderWork が一発で成果物を出せます。
